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“职能 ”最简单的解释就是人 、事物 、机构所应有的作用 。
“职能”和“管理 ”连在一起，可以理解为人或者机构发挥梳理与引导的作用 。所谓的“作用 ”无非是指通过具体的工作而达到的目标或者说效果 ，因此 ，做了才有的说，是践行管理，显现职能的必由的途径。一个职能部门 ，就是要以实际的行动参与到企业的管理当中 ，为基层指导工作，为上级的决策提供可供参考的具体依据 。
行政管理（administration management）是运用国家权力对社会事务的一种管理活动 。也可以泛指一切企业、事业单位的行政事务管理工作。行政管理系统是一类组织系统。
它是社会系统的一个重要分系统 。随着社会的发展 ，行政管理的对象日益广泛 ，包括经济建设 、文化教育 、市政建设、社会秩序、公共卫生 、环境保护等各个方面 。现代行政管理多应用系统工程思想和方法，以减少人力 、物力、财力和时间的支出和浪费 ，提高行政管理的效能和效率。
行政管理的功能：
第一 ，行政管理的实施者是整个政府行政组织系统，包括政府的各级各类行政机构及其所属公务人员 。在我国 ，包括中央人民政府即国务院及其各部委 、地方各级人民政府和所有政府系统的工作人员 。
第二 ，行政管理的内容涉及政府行政系统对国家政治经济和社会事务进行管理的全部活动，诸如外交 、国防、公安 、财政 、金融、工业 、农业 、商业、文化 、教育 、科技等 ，它们构成政府行政管理的工作范围。同时 ，行政管理职能还涉及政府为完成以上任务而对自身事务进行的管理活动，我们一般称后者为机关管理，单独对其研究 。
第三 ，行政管理激调政府行政管理职责与功能作用的辩证统一 。行政管理职能和行政管理功能不同 ，它首先遇到的是政府管什么事，管多一点好还是管少一点好 ，管到什么程度等问题 ，然后才谈得上管理的作用。而行政管理功能只强调后一方面的内容 。行政管理职能与行政管理职责也不同，它又比后者增加了功能、作用的内容 。
部门职能只从建立此部门需要完成的功能出发的； 而部门职责 ，是该部门需要完成的任务。 一般来说部门职责来源于部门职能 ，但是部门职责会多于部门职能 。 就是部门职能是战略，而部门职责是计划 。
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